ビジネス文書をうまい書き方
ビジネス文書を書く時に気をつけることがいくつかあります
相手に対していい印象を与えることができるポイントとして大切なことを紹介します
① 要点を簡潔に述べる
ビジネス文書というのは普通の手紙とは性質が違います
ですので、伝えたい要件を簡潔に書くことがポイントです
短い文章の方が相手によく伝わるので意識してみましょう② わかりやすい内容で書く
一目見て内容を理解できるくらいのわかりやすさがビジネス文書においては必要になります
時間との勝負であるビジネスの世界では分かりやすいということはとても重要です③ 基本的な型を守る
ビジネス文書というのは書き方のフォーマットが決まっていることがほとんどです
まずは基本的な型を覚えましょう 一度覚えてしまえば応用することは難しくありません
基本を理解している「デキル人」になりたいですね④ 正確な情報を伝える
これはビジネス文書にかかわらず当然のことですが、特にビジネスの世界では重要なことです
数字や日付など、相手に伝えるべき情報を確実に提供できるように心がけましょう
ビジネス文書の悪い書き方
良い書き方に続いて悪い例を紹介します
相手に対して失礼になってしまうような書き方は避けなければいけませんよ
① 相手を軽く見るような行為
一番マズイのが相手の名前を間違えてしまうことです
特に人の名前は間違えやすいので気をつけましょう
また、封をする時はテープなどを使わずにきちんと糊で封をしましょう② はっきりとわかりやすい表現で書く
相手が回答を求めているような場面でははっきりと意思を伝えるようにしましょう
多いのが「結構です」という言葉
不明確な表現は相手の誤解を招くことがありますので使わないようにしましょう③ 見やすい書き方をしましょう
分かりやすさを求められるビジネス文書では読みにくい文章は嫌われます
改行がない、文字が小さい、行間が狭すぎるなどといった書き方はいけません
読むのに疲れるような文章はビジネスの世界ではタブーです④ 誤字・脱字が多い
これはビジネス文書という以前の問題ですね
いい加減な文章では相手の信頼を得ることができませんので、丁寧に書くように心がけましょう